Бизнес анализът е първа крачка към решението
Логистичната дейност е основна бизнес активност в голяма част от индустриите. Дори и без извършването на логистика като част от основна дейност в бизнес организацията, а като спомагателна или съпътстваща такава, логистичните задачи и проблеми се явяват съществени за постигане на целите на компаниите. Логистичните задачи и тяхното оптимално и навременно решаване би способствало постигане на по-висока ефективност в изпълнение на организацията, повишаване на маржа на продуктите и услугите, оптимизиране на разходите, съкращаване на сроковете за изпълнение на дейности, повишаване на продажбите и много други.
Логистиката като фактор за повишаване на профитабилността на компаниите придобива все по-голямо значение в днешни дни, когато глобализацията и отворените пазари отправят нови предизвикателства към предприятията. От друга страна, развитието на дигиталния бизнес и нарастващата му роля като фактор за развитието на всички индустрии, открива нови задачи за решаване в сферата на логистика, невъзможни за решаване с текущите средства, познания и натрупан опит. Логистиката има отношение и към приходите, и към разходите на бизнес организациите, затова тя е определяна като комплексна активност с високи изисквания за нейното управление. Все по-съществено значение в логистиката имат информационните системи, които се явяват единствените способни да отговорят на новите предизвикателства на пазарите и дейността на бизнес организациите, все по-големите мащаби на производство, диференцираността на ресурсите и изискванията за постигане на ефективност. Именно информационните системи са основен и най-силен инструмент на мениджмънта за решаване на логистични задачи.
Конкретни информационни решения на идентифицираните задачи обикновено зависят от спецификата на бизнес организацията, изградените процеси, сектора, софтуерния продукт и подхода при неговото внедряване. Но все пак, всички бизнес информационни системи имат една основна цел – да удовлетворяват бизнес нужди. И именно тук е ролята на бизнес анализът, който има за цел да идентифицира, систематизира и подреди бизнес нуждите, след което да предложи тяхното решаване.
Затова в настоящата статия ще се опитаме да систематизираме основни логистични нужди на бизнес организациите, а за следваща задачи си поставяме да представим типове бизнес информационни системи, които биха били способни да ги удовлетворят. Те са подредени в осем основни категории:
1. Базово управление на артикули/стоки
• Дефиниране на метод за движение и ротация на стоки и материали (FIFO, LIFO, FEFO)
• Единни номенклатури при управлението
• Дефиниране на унифицирани складови аналитичности (разделение по видове стоки по признак)
• Управление на партиди (особено важно в секторите като ХВП и производство)
• Дефиниране на унифицирана структура на продуктови аналитичности
2. Складово-логистични задачи
Задачите са формирани според основните складово-логистични операции.
• Входящ контрол на стоки – обхваща дейности, свързани с физическата и документална проверка на количествените и качествените параметри на стоките
o Управление на логистични етикети
o Задачи проверка, контрол, валидиране и заприхождаване на стоки
o Наличие на прецизна информация за очаквани доставки
o Наличие на предварителна информация за пакетажните единици
o Наличие на специфична информация за стоките преди и по време на нейното доставяне по параметри
o Наличие на дефиниран процес по приемане на стоки
o Наличие на информация за изискуеми сертификати за качество
o Задачи по сравнение на очаквани и документирани количества и реално доставени
• Подредбата на стока в складовите площи
o управление на палетни места
o управление на складови локации и зони (според площ/склад/изисквания на стоката/вид стока/организация на вътрешно складов процес/логистични изисквания и др.)
o управление на вътрешно складов транспорт
o инвентаризация
• Ротация на стоки – когато стоките изискват партидност и срокове на годност
o установяване на контроли за спазване на установените алгоритми за ротация
o управление и координация на видовете ресурси при ротационни дейности (чр, материали, изисквания, складов транспорт)
o дефиниране на контроли спрямо наличния складов инвентар при ротационни дейности
• Заделяне на стоки
o резервация на стоки спрямо планирани и текущи продажби
o управление на складови площи за заделяне на стоки (picking zone)
o подредба на стоки и материали в обособените зони за заделяне
o управление и координация на складов инвентар и ресурси
• Изходящ контрол
o наличие на информация за планирани и текущи експедиции на стоки
o Задачи по сравнение на очаквани и документирани количества и реално заделени/подготвени за експедиране
o Контрол на партидите и сроковете на годност
3. Транспортно-логистични задачи
• Управление на транспортни средства/автопарк
• Дефиниране на номенклатура/капацитет и изисквания на транспортните средства
• Планираност и резервираност на транспортни средства
• Координиране на ресурси, свързани с транспортните задачи, вкл. и човешки ресурси
• Дефиниране и управление на транспортни релации и транспортни маршрути
• Проследяване на транспортната дейност
• Оптимизация на транспортни релации и маршрути
4. Складово-транспортни задачи
• Задачи при комбинирани стоки с различни температурни режими на съхранение и транспортиране
• Задачи по оптимизиране на транспортните единици спрямо транспортното средство, стока, маршрут, график
5. Планиране на логистични ресурси
• Планиране на търговски и маркетингови активности
• Планиране на складови площи по типове стоки и продукти и съответния техни изисквания за съхранение
• Планиране на транспортни средства
• Планиране на човешки ресурси
• Планиране на ИТ услуги, софтуер и хардуер
• Непреки материални ресурси
• Интеграция на плановете
6. Анализи и контролинг
• Проследимост на ниво артикул за всички изискуеми първични и вторични документи по доставка, съхранение и транспортиране на стоки
• Калкулация на себестойност и продажна цена на транспортна релация и/или транспортен маршрут
• Калкулация на себестойност и продажна цена на транспортирана стока или материал на изминат път
• Калкулация на себестойност на складовите операции
• Калкулация на себестойност и продажна цена на логистична или дистрибуционна услуга
7. Човешки ресурси
• Планиране на заетост и натовареност на човешките ресурси
• Оценка за реално извършена работа на служителите на организацията
• Оптимизация на разходите свързани с човешките ресурси
8. Управленчески задачи
• Оптимизация на преките и непреките разходи за складовата и транспортната логистика
• Оптимизация на основните KPI показатели в складовата логистика – време за изпълнение на операциите, последователност на операциите, брой на операции и др.
• Оптимизация на основните KPI показатели в транспортната логистика – време за изпълнение на транспортната задава, разход за определена транспортна задача и др.
• Предложения за автоматизация на определените дейности
Надявам се много от читателите да откриват и своите логистични задачи в гореизброените. И въпросът, на който ще се опитаме да отговорим в следващата статия е: Какви са бизнес информационните системи, които биха ни помогнали да ги решим?
Автор: Зорница Йорданова
Project Manager, PMP®, CSM®, PhD